registreren | inloggen
Gebruikersnaam Wachtwoord

 
Tips voor efficiënt gebruik van e-mail


This page was made by Arno Wouters.
Last Updated: 31-Jul-02.

Tegenwoordig verloopt een groot deel van de communicatie per e-mail. Het is niet ongewoon dat iemand op z'n werk zo'n 25 e-mailberichten per dag ontvangt. Het zal duidelijk zijn dat dergelijke hoeveelheden alleen te behappen zijn als iedereen zich inzet om de uitwisseling efficiënt te laten verlopen. In de loop der jaren zijn hiervoor een aantal richtlijnen ontwikkeld die bekend staan als e-mailnetiquette. Hieronder zijn de belangrijkste richtlijnen op een rijtje gezet en hier en daar van wat toelichting voorzien.

 

Geef een duidelijke omschrijving van het onderwerp van je bericht

Met 25 berichten per dag valt alleen te leven als het voor de ontvanger onmiddellijk duidelijk is waar een bericht over gaat en hoe urgent het is om het te lezen. Voorzie je bericht daarom van een duidelijke subjectregel waaruit dit in één oogopslag blijkt en die bovendien kan dienen om het bericht later terug te vinden. Subjectregels als 'vraagje', 'agenda', 'mededeling', 'call for papers', 'uitnodiging' en 'urgent!!!' zijn te weinig specifiek. Duidelijk zijn regels als 'afmelding voor statistiek 3', 'probleem met inleveren paper grondslagen natuurwetenschappen', 'vergadering stuurgroep netiquette verzet', 'agenda werkbespreking 29 mei', 'CFP: LSE conference on evolution and morality', 'invitation to speak at conference on Mysticism, Art and Literature' en 'recept pompoensoep'.

 

Maak je berichten niet op

E-mailcommunicatie verloopt alleen efficiënt als het bericht dat je verstuurt door de ontvanger zonder moeite gelezen kan worden, ook als die ontvanger z'n post thuis met een traag modem op een verouderde computer leest. Dit betekent dat je je het best kunt beperken tot onopgemaakte, platte tekst (letters, cijfers en leestekens). Gezien de aard van de meeste e-mailberichten (korte mededelingen of vragen) is opmaak meestal ook niet echt nodig.

HTML is om een aantal redenen uit den boze. Ten eerste is een in HTML opgemaakte tekst onleesbaar als het e-mailprogramma van de ontvanger geen HTML begrijpt. Ten tweede wordt het bericht onnodig groot (Word, Outlook Express en Netscape zijn berucht om de inefficiënte manier waarop ze HTML produceren). Ten derde levert HTML problemen op als je op een efficiënte manier wilt quoten (zie hieronder).

Hetzelfde soort bezwaren is van toepassing op 'enriched text format' en RTF.

De volgende webpagina vertelt hoe je je mailprogramma zo instelt dat je bericht onopgemaakt verstuurd wordt:

 

Leer quoten

Als je een korte en kale reactie ('Afgesproken!') op een e-mail verstuurd, is het voor degene aan wie je de reactie stuurt meestal niet duidelijk waar die reactie op slaat. Iets duidelijker wordt het, als je het hele bericht aan je reactie toevoegt, maar ook dan leest de ontvanger het antwoord voor hij door heeft welke vraag aan de orde is. Bovendien leidt deze manier van reageren tot onoverzichtelijke en volumineuze berichten en verwarring over de kwestie welke vraag nu precies beantwoord wordt. Bekijk het volgende voorbeeld maar eens:

To:  peterg@sfbgh.lutjegastuniv.nl
From: dirk67@hotmail.com
Subject: Re: voorstel paper ingeleverd

Ja, leuk!

-- Original message ---
To: dirk67@hotmail.com
From:  peterg@sfbgh.lutjegastuniv.nl
Subject: voorstel paper ingeleverd

Beste Dirk,

Ik heb ons voorstel voor een paper bij Ali ingediend. Ze zal het 
morgen bekijken en dan contact met mij opnemen. Ik zie echter net 
dat ik dan in Maastricht zit. Misschien is het beter als jij haar 
even mailt. Ik heb Tinus gepolst over het feest. 10 januari kwam 
hem goed uit. Hij wil graag even met jou en mij overleggen. Zie 
ik je vanmiddag om 5 uur in de kroeg?

Doei!

Peter.

-- 
Peter Grootjans.
Student interactiewetenschappen.
E-mail: peterg@sfbgh.lutjegastuniv.nl

Dirks reactie is onoverzichtelijk en het is niet helemaal duidelijk waar het 'ja leuk!' nu op slaat. Het is veel duidelijker als Dirk het bericht van Peter op een efficiënte manier citeert. Bijvoorbeeld zo:

To:  peterg@sfbgh.lutjegastuniv.nl
From: dirk67@hotmail.com
Subject: Re: voorstel paper ingeleverd

Op 5 december 2000 schreef je:
> Zie ik je vanmiddag om 5 uur in de kroeg?

Ja, leuk!

Dirk.

Het bericht is nu kort en overzichtelijk. Voor Peter is het in één oogopslag duidelijk waar Dirks antwoord op slaat (ook als Peter inmiddels 20 andere berichten heeft verstuurd en ook als Peter de e-mail 3 dagen later onder ogen krijgt).

Het >-teken geeft aan dat de betreffende regel geciteerd is uit een vorig bericht. Door dit teken is ook het mailprogramma van de lezer in staat een citaat ('quote') als zodanig te herkennen. Geavanceerde software maakt daarvan gebruik om de citaten in een ander kleurtje dan de hoofdtekst te presenteren. Dat maakt het extra duidelijk wie wat geschreven heeft.

Mocht Peter nog weer op Dirks antwoord willen reageren dan gaat dat (bijvoorbeeld) zo:

To: dirk67@hotmail.com
From:  peterg@sfbgh.lutjegastuniv.nl
Subject: Re: voorstel paper ingeleverd

> Op 5 december 2000 schreef je:
> > Zie ik je vanmiddag om 5 uur in de kroeg?
>
> Ja, leuk!

Helaas is er iets tussen gekomen. Ik kom pas om 6 uur.

Peter.

Merk op dat het bericht kort en overzichtelijk blijft en dat er dankzij de citatietekens geen twijfel over bestaat wie wat geschreven heeft.

Tenslotte nog een voorbeeld waarin meerdere vragen in een bericht beantwoord worden:

To:  peterg@sfbgh.lutjegastuniv.nl
From: dirk67@hotmail.com
Subject: Re: voorstel paper ingeleverd

Op 5 december 2000 schreef je:
> Ik heb ons voorstel voor een paper bij Ali ingediend.

Blij dit te horen.

> Misschien is het beter als jij haar 
> even mailt. 

OK, doe ik. Wat is haar e-mailadres?

> Zie ik je vanmiddag om 5 uur in de kroeg?

Ja, leuk!

Dirk

Dirk zet zijn reactie hier tussen de geciteerde tekst, telkens onmiddellijk onder het citaat waar hij op reageert. Op die manier maakt hij duidelijk waar z'n antwoorden op slaan.

Als het bericht waarop je reageert nogal wijdlopig is, of zich om een andere reden niet leent voor een kort maar krachtig citaat, is het het handigst om in plaats van een citaat een korte en krachtige samenvatting te geven. Deze zet je tussen rechte haken:

To:  dirk67@hotmail.com
From: peterg@sfbgh.lutjegastuniv.nl
Subject: Re: voorstel paper ingeleverd

Op 5 december 2000 schreef je:
> [wat is het e-mailadres van Ali?]

Alib@fwn.lutjegastuniv.nl

De regels voor efficiënt reageren zijn als volgt:

Citeren heet in internetjargon 'quoten'. Vandaar dat men iemand die niet of onduidelijk citeert soms de opmerking 'leer quoten' naar het hoofd slingert (ik heb ook weleens 'je kwoot kut' gezien).

De meeste mailprogramma's zetten, nadat je op de reply-knop gedrukt hebt, de tekst waarop je reageert alvast met citatietekens in je reactie. Je hoeft dan alleen nog maar de irrelevante passages te verwijderen en je commentaar toe te voegen. Sommige programma's (waaronder de diverse programma's van Microsoft) doen dit pas nadat je de standaardinstellingen aangepast hebt. Als je software deze optie niet biedt, gebruik dan een geschikte utility of een zelf geschreven scriptje, of schakel over op een beter mailprogramma.

Aanpassen standaardinstelling in enkele Microsoft-programma's (aanvullingen zeer welkom!):

De volgende webpagina geeft informatie over het instellen van de manier van quoten van een aantal e-mailprogramma's:

 

Voorzie je berichten van een korte signature

Vrijwel alle mailprogramma's bieden je de mogelijkheid automatisch een 'signature' (handtekening, ondertekening) aan je bericht toe te voegen, met je naam, je e-mailadres, de instellling waar je werkt, je functie, je studie, je telefoonnummer, de url van je webstek etc.. . Maak hier gebruik van. Het is voor de ontvanger erg prettig als hij deze informatie in een keer ter beschikking heeft! Maak je signature echter ook weer niet overmatig groot (4 regels van 72 tekens is het officiële maximum).

Een signature wordt als het goed is van de rest van je bericht gescheiden door een regel die bestaat uit twee streepjes gevolgd door een spatie ('-- ' ofwel dash, dash, space). Hierdoor is je signature als dusdanig herkenbaar voor het mailprogramma van de ontvanger (die een signature vaak automatisch verwijdert als de ontvanger het bericht quoot.)

 

Wees voorzichtig met attachments

De meeste e-mailprogramma's bieden de mogelijkheid om een attachment met een e-mailbericht mee te sturen. Op deze manier kun je bijvoorbeeld Word documenten, spreadsheets, computerprogramma's, foto's, muziek en filmpjes via de e-mail versturen. Attachments kunnen echter nogal wat problemen veroorzaken:

Gezien deze problemen liggen de volgende regels voor het verzenden van attachments voor de hand:

  1. Verstuur attachments alleen als het echt niet anders kan. Mededelingen, uitnodigingen, de agenda van een vergadering, notulen, korte nieuwsbrieven etc. kun je gemakkelijk met copy en paste naar je e-mailbericht overbrengen en hoeven dus niet als attachment verstuurt te worden. Met een paper van 25 bladzijden ligt dat anders.
  2. Verstuur attachments alleen na overleg met degene(n) aan wie je ze stuurt. Verzeker je ervan dat de geadresseerde in het document geïnteresseerd is en accoord gaat met het type en de omvang van het bestand voor je het verstuurt.
  3. Verstuur nooit (ik herhaal: nooit) een attachment via een mailing list (dit genereert teveel verkeer en verbruikt teveel diskruimte; bovendien kun je er nooit zeker van zijn dat alle ontvangers de attachment willen hebben en kunnen verwerken). Indien je een bestand voor een groot publiek toegankelijk wilt maken, kun je dit bestand het beste op een webserver, een ftp server, of een voor alle betrokkenen toegankelijke schijf zetten, en dit, vervolgens, door middel een korte mededeling, op de lijst melden.

Terzijde: als je een attachment ontvangt waarover niet van te voren met je overlegd is, kan dit afkomstig zijn van een virus (of eigenlijk: worm) die zichzelf op deze manier verspreidt (en zich mogelijk voordoet als een bekende). Om deze reden doe je er verstandig aan om attachments waarvan je niet tevoren op de hoogte gesteld bent, ongeopend weg te gooien, zelfs als de (al dan niet bekende) afzender je om advies vraagt of je zijn/haar liefde verklaart. (Overigens kunnen ook bonafide attachments onbedoeld een virus verspreiden.)

 

Maak geen gebruik van VCards

Sommige mailprogramma's (Netscape 4 en hoger, sommige Microsoft-programma's) bieden de gebruiker de mogelijkheid een visitekaartje (VCard) mee te sturen. Maak hier geen gebruik van! Als de ontvanger z'n mail met één van deze programma's leest, zal de inhoud van de vcard in aangename vorm op het scherm verschijnen. In alle andere programma's zie je een hoop rotzooi. Afgezien daarvan: in tegenstelling to signatures worden die VCards als attachment verstuurt en dat geeft problemen. Zo hopen ze zich op in de attachmentsmap van de ontvanger (ik heb weleens 25 keer hetzelfde visitekaartje (van elk 20 Kb) in m'n attachmentmap gevonden). Bovendien kunnen ze, zoals alle attachments, gebruikt worden voor virusverspreiding.

 

Verberg de lijst met geadresseerden

Als je eenzelfde bericht naar veel verschillende personen wilt sturen is het verleidelijk om de e-mailadressen van al deze personen in het 'To: ' en/of 'Cc: ' veld op te sommen. Het nadeel is dat deze adressen voor alle ontvangers zichtbaar zijn en geoogst kunnen worden voor eigen doelen. Helaas, maken sommigen daar misbruik van (bijvoorbeeld voor het verzenden van ongevraagde reclame). Soms biedt je mailprogramma een voorziening om die zichtbaarheid te onderdrukken (zoek naar een optie als 'Hide Recipient Names'). Maak daar gebruik van! Indien je mailprogramma die faciliteit niet biedt (of indien je niet weet hoe je daar gebruik van kunt maken), volstaat de volgende truc: zet je eigen adres (als enige) in het 'To ' veld, laat het 'Cc: ' veld leeg, en zet de adressen van degenen waar je het bericht naar toe wilt sturen in het 'Bcc: ' veld (Bcc betekent Blind Carbon Copy, de adressen in dit veld ontvangen een kopie van het bericht, maar zijn onzichtbaar voor de ontvangers).

Als je de lijst met geadresseerden verborgen hebt, zet je bovenaan het bericht aan wie het bericht gericht is (bijvoorbeeld: 'Aan mijn vrienden' of 'Aan: de deelnemers van de cursus kristallografie'). Op die manier is voor de ontvangers duidelijk waarom ze het bericht krijgen. Bovendien weet iedere ontvanger dan dat hij/zij niet de enige is die dat bericht ontvangt.

 

Stuur viruswaarschuwingen en andere kettingbrieven niet door.

Zo nu en dan ontvang je een bericht waarin je gewaarschuwd wordt voor een zeer gevaarlijk virus dat zojuist door Microsoft, AOL of een andere bekende organisatie is ontdekt. Vervolgens wordt je opgeroepen dit bericht aan zoveel mogelijk mensen door te sturen. Deze berichten zijn zonder uitzondering uit de lucht gegrepen en staan in de e-wereld bekend als 'hoaxes' (je zou dit als 'poets' kunnen vertalen). Ze worden geïnitieerd door grappenmakers (of erger!) en door naïeve, goed bedoelende gebruikers verder verspreid. Ze genereren een hoop nutteloos netwerkverkeer en zijn alleen om die reden al schadelijk (het computer security team van de regering van de USA beweert dat het meer tijd besteed aan het ontzenuwen van virushoaxes dan aan het bestrijden van virussen!). In minder onschuldige gevallen adviseren ze je om een bestand dat deel uitmaakt van je besturingssysteem van je computer te verwijderen, waardoor je computer het als gevolg van je "anti-virusmaatregel" begeeft. Niet doorsturen dus!

Naast viruswaarschuwingen circuleren er talloze andere kettingbrieven en hoaxes op het net. Klassieke kettingbrieven ('make money fast'), zielige verhalen, verzonnen nieuws items, handtekeningenacties en noem maar op. Trashen die hap en vooral niet doorsturen!

Meer informatie over viruswaarschuwingen en andere hoaxes is te vinden op de hoaxbusters stek van het CIAC.

 

Meer informatie


This page was made by Arno Wouters.
Last Updated: 31-Jul-02.